Privacy­verklaring

Van Ittersum Advocatuur, gevestigd te Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89942892, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Van Ittersum Advocatuur met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Van Ittersum Advocatuur persoonsgegevens verwerkt:

• (potentiële) cliënten;
• (potentiële) wederpartijen van cliënten;
• bezoekers aan het kantoorgebouw van Van Ittersum Advocatuur;
• bezoekers van de website van Van Ittersum Advocatuur (www.vanittersumadvocatuur.nl);
• ontvangers van nieuwsbrieven van Van Ittersum Advocatuur;
• deelnemers aan bijeenkomsten van Van Ittersum Advocatuur;
• sollicitanten;
• alle overige personen van wie Van Ittersum Advocatuur persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar medewerkers en student-stagiaires.

2. Verwerking van persoonsgegevens

Van Ittersum Advocatuur verwerkt persoonsgegevens die:

• (de gemachtigde van) een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking, bijeenkomst, of anderszins), telefonisch, schriftelijk of digitaal (via e-mail, webformulieren op de kantoorwebsite, of op andere wijze) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
• een aansprakelijkheids-, beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging, of andere onderneming, heeft verstrekt;
• tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van Van Ittersum Advocatuur of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt. Het gebruik van cookies op de website van Van Ittersum Advocatuur is evenwel beperkt tot essentiële cookies;
• Van Ittersum Advocatuur heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.

De website van Van Ittersum Advocatuur bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. Van Ittersum Advocatuur is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is Van Ittersum Advocatuur verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar het privacystatement van deze platformen.

3. Doeleinden verwerking

Van Ittersum Advocatuur verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
• het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
• het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
• het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
• het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
• het verbeteren van de kantoorwebsite;
• het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers. Het gebruik van cookies op de website van Van Ittersum Advocatuur is evenwel beperkt tot essentiële cookies;
• het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.

4. Rechtsgrond

Van Ittersum Advocatuur verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
• uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
• een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
• een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

5. Verwerkers

Van Ittersum Advocatuur kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Van Ittersum Advocatuur persoonsgegevens verwerken. Van Ittersum Advocatuur sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

6. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Van Ittersum Advocatuur kan bij de juridische dienstverlening gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde zakelijke AI-toepassingen, waaronder toepassingen die specifiek zijn ontwikkeld voor juridische dienstverlening. Deze kunnen onder meer worden gebruikt voor juridisch onderzoek, dossieranalyse en het opstellen of controleren van conceptteksten. Voor zover dat voor de behandeling van een zaak noodzakelijk is, kunnen daarbij persoonsgegevens uit het dossier worden verwerkt.

AI wordt uitsluitend ondersteunend gebruikt. De uitkomsten worden door Van Ittersum Advocatuur gecontroleerd en beslissingen over de behandeling van een zaak worden niet door AI genomen. Bij de selectie en het gebruik van AI-toepassingen worden passende contractuele en technische maatregelen getroffen ter bescherming van persoonsgegevens, de vertrouwelijkheid en het beroepsgeheim. Dossiergegevens worden volgens de met leveranciers gemaakte afspraken niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van algemene AI-modellen.

7. Persoonsgegevens delen met derden

Van Ittersum Advocatuur deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het onder meer nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een advies of gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie, een deskundige of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. Van Ittersum Advocatuur deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

8. Doorgifte buiten de EER

Van Ittersum Advocatuur geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Van Ittersum Advocatuur er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

9. Bewaren van gegevens

Van Ittersum Advocatuur bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Van Ittersum Advocatuur hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• zaakdossier: minimaal 7 en maximaal 20 jaar na afronding van de zaak;
• (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
• gegevens van sollicitanten: 8 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;

10. Wijzigingen privacystatement

Van Ittersum Advocatuur kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Van Ittersum Advocatuur gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

11. Verzoeken, vragen en klachten

Een betrokkene kan Van Ittersum Advocatuur verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Verzoeken kunnen door een betrokkene worden ingediend door een e-mailbericht te sturen naar office@vanittersumadvocatuur.nl en zullen in beginsel binnen een maand na ontvangst worden beoordeeld.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Van Ittersum Advocatuur persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Van Ittersum Advocatuur door een e-mailbericht te sturen naar office@vanittersumadvocatuur.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).